MENINGKATKAN KUALITAS SUMBER DAYA MANUSIA SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN

MENINGKATKAN KUALITAS SUMBER DAYA MANUSIA SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN

Oleh Aisyah Apini, Ela Susilawati, dan Jevi Santosa

Mahasiswa Program Studi D3 Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung

Abstract

Human Resource Management is a part of management that focuses on human arrangement in order to achieve organization or company goals. According to Hasibuan’s opinion in Hartatik (2014), human resource management is a knowledge and art that organize the relationship and the roles of the labors. In doing the human resource management, it’s not only the leader who should notice the employees capability, but it’s more on how the leader design the compatible formulation that can be applied on the human resources.

The purpose of this journal is to explain about the strategy to improve human resources quality efficiently and effectively. The Method that is used to write this journal is study literature.

There is some ways to develop the human resources, some of them are motivation and also the training and developing of human resource. Through the right scheme, it is hoped that human resource management can effectively and efficiently improve the performance of the employees so that the company or organization can achieve their goals.

Keywords: Human Resource, Developing The Quality of Human Resource, Management of Human Resource.

Pendahuluan

Sumber daya manusia mempunyai peranan sangat penting dalam suatu organisasi. Apalagi dalam menghadapi era global ini, organisasi akan dihadapkan pada kompetensi baik dalam skala nasional maupun internasional. Sumber daya manusia juga merupakan asset terpenting dan berfungsi sebagai modal di dalam suatu organisasi bisnis, modal yang dimaksud disini adalah modal nonfinancial yang dapat dijadikan sebagai potensi yang nyata secara fisik dan nonfisik dalam mewujudkan suatu eksistensi organisasi.

Peningkatan kualitas efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi tidak hanya tergantung kepada peralatan-peralatan yang terdapat dalam kantor seperti mesin-mesin yang canggih dan modern, modal yang besar, dan adanya kualitas bahan baku yang bermutu. Semua faktor-faktor tersebut tidak berarti sama sekali tanpa adanya dukungan dari sumber daya manusia yang baik dan juga efektif.

Perusahaan yang akan sukses adalah perusahaan yang mengerti dan mengetahui bagaimana pentingnya dan upaya-upaya apa saja yang harus dilakukan untuk melaksanakan strategi pengembangan sumber daya manusia dalam organisasinya

Dengan demikian peran sumber daya manusia dalam organisasi sangatlah penting dan sangat berpengaruh besar terhadap jalannya atau lancarnya kegiatan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

Salah satu cara untuk meningkatkan sumber daya manusia secara efektif yaitu dengan motivasi, pelatihan dan pengembangan kerja, kompensasi dan promosi. Cara tersebut akan membuat sumberdaya manusia dalam kantor menjadi efektif.

 

Pengertian dan Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia

Dalam abstrak telah disinggung mengenai pengertian Manajemen Sumberdaya Manusia menurut Hasibuan. Menurut Armstrong dalam Hartatik (2014) MSDM adalah suatu pendekan terhadap manajemen manusia berdasarkan empat prinisip dasar:

1. SDM merupakan harta paling penting yang dimiliki suatu organisasi.
2. Peraturan yang berhubungan dengan SDM harus dapat memenuhi dan meningkatkan kinerja pegawai.
3. Suasana kultur dan nilai perusahaan dan suasana organisasi yang nyaman bagi SDM yang menunjang tujuan organisasi.
4. MSDM berhubungan dengan integrasi artinya semua komponen dalam organisasi terlibat dan bekerja bersama membangun sinergi.

Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sebagai perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Maksud perencanaan disini adalah agar program dalam meningkatkan kualitas SDM dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengorganisasian lebih menjelaskan tentang pembagian hubungan kerja, tugas kerja, capaian kerja, koordinasi dalam menyelesaikan tugas, delegasi wewenang. Pengarahan ialah membuat Sumber Daya Manusia yang ada mau melakukan segalanya secara bersama-sama dan beriringan saling membantu agar tercapainya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. Maksud dari pengendalian meliputi pengendalian karyawan semua karyawaan agar menaati peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesua rencana.

1. Motivasi Kerja

Aspek yang berpengaruh terhadap pencapaian tujuan suatu organisasi/instasi adalah motivasi kerja SDM yang ada dalam lingkungan organisasi tersebut. Motivasi ini erat kaitannya dengan dorongan yang ada dalam diri manusia, sehingga banyak terjadi diverensiasi dalam kualitas, arah, intensitas, dan prilaku kerja. Motivasi ini bisa terbangun dari dalam diri sendiri atau sering disebut factor internal dan juga dapat bersumber dari luar atau motivasi eksternal.

Menurut T. Hani Handoko dalam Hartatik (2014) motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang dapat memberikan dorongan kepada individu tersebut untuk melakukan kegiatan- kegitan tertentu guna mencapai tujuan.

Menurut William J Stanton dalam Hartatik (2014) mengemukanan bahwa suatu motif adalah kebutuhan yang distimulasi dan berorientasi pada tujuan individu dalam mencapai rasa puas.

Sedangkan menurut Edwin B Fillipo dalam Hartatik (2104) motivasi kerja adalah suatu keahlian dalam mengarahkan pegawai dan organisasi agar mau bekerja secara berhasil, sehingga keinginan para pegawai dan tujuan organisasi sekaligus dapat tercapai.

Dari pengertian-pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah hasrat yang timbul dalam diri seorang individu yang dapat disebabkan stimulasi dari dalam diri maupun dari luar sehingga orang tersebut memiliki semangat untuk melakukan hal-hal yang dapat menunjang bagi tujuan dirinya juga organisasi tanpa merasa tertekan atau merasa bahwa itu semua merupakan sebuah kewajiban semata. Sebab apa yang dikerjakan dengan kesungguhan hati dan keinginan yang murni akan berbeda hasilnya dengan hasil yang dikerjakan dengan penuh tekanan.

Ada banyak teori tentang motivasi kerja diantaranya adalah teori yang sudah umum diketahui oleh banyak pihak yaitu teori kebutuhan dari Abraham Maslow yang membagi kebutuhan dasar manusia menjadi 5 bagian diantaranya: Psysiological needs (meliputi kebutuhan biologis dan fisik), safety and security needs (meliputi keselamatan dan keamanan dalam melangsungkan kehidupan), affiliation or acceptance needs (meliputi kebutuhan social, interaksi social yang diterima oleh masyarakat disekitarnya), selanjutnya yaitu self-esteem (meliputi penghargaan dari lingkungan sosialnya), yang terakhir adalah self-actualization (kebutuhan akan mengaktualisasikan diri dengan menggunakan kemampuan, keterampilan dan potensi optimal yang dimiliki).

Adapun proses yang terjadi dalam motivasi kerja yaitu:

1. Mengetahui tujuan yang akan dicapai.
2. Mengidentifikasi kepentingan-kepentingan yang ada.
3. Melakukan komunikasi yang efektif.
4. Integrasikan tujuan karyawan dan organisasi.
5. Fasilitas yang mendukung.
6. Team work.

Teknik Motivasi Kerja

Sebelum kita mulai memotivasi diri sendiri atau karyawan kita hal yang pertama kali harus dilakukan adalah mengidentifikasi sisi apa yang menjadi kelemahan dan menilai sejauhmana aspek tersebut berpengaruh terhadap kurangnya semangat dalam melakukan hal demi mencapai tujuan. Jika itu semua telah teridentifikasi barulah kita bisa memulai teknik memotivasi kerja, teknik yang digunakan beragam sebagaimana dicantumkan berikut:

1. Teknik Pemenuhan Kebutuhan Pegawai

Kebanyakan tekanan-tekanan yang timbul dan menghilangkan semangat dalam bekerja dikarenakan rasa kekhawatiran yang melanda individu tersebut yang berasal dari tuntutan kebutuhannya. Jika kebutuhan mereka belum terpenuhi maka konsentrasi dalam bekerja akan membuyar dan hasil kerja tidak makasimal namun menambah rasa tertekan, inilah yang menyebabkan lesunya seseoorang atau mengalami demotivated (tidak termotivasi). Teknik pemenuhan kebutuhan pegawai merupakan teknik yang paling efektif dalam meningkatkan motivasi kerja. Contoh dari penerapan teknik ini adalah di instansi-instasi yang besar dan sudah bonafid.

2. Teknik Komunikasi Yang Persuasive

Adakalanya seseorang lelah dan jenuh dalam melakukan suatu pekerjaan, itu merupakan hal yang manusiawi. Dalam keadaan tersebut terkadang pegawai memiliki tingkat emosional yang lebih. Untuk menghindari hal tersebut maka sebagai atasan bisa mengganti kalimat printah yang biasanya dengan kalimat persuasive atau lazim dikenal dengan kalimat ajakan. Sehingga karyawan tidak merasa terbebani namun mereka akan merasa diberdayakan secara manusiawi dan merasa bahwa tugas yang mereka kerjakan merupakan tugas yang dikerjakan secara bersama.

3. Teknik Kekerasan

Teknik Kekerasaan disini lebih seperti paksaan. ini tidak terlalu direkomendasikan. Hanya pada keadaan-keadaan tertentu saja karena teknik ini adalah teknik yang paling primitive dan tidak beretika dalam kantor. Walaupun secara penerapannya disini bukunlah kekerasan secara fisik namun ini akan menimbulkan bom waktu dimasa yang akan datang.

4. Teknik Sikap Baik

Semua orang ingin diperlakukan sebaik mungkin oleh orang lain. Ini merupakan salah satu dari kebutuhan mendasar manusiawi. Dengan kita perlakukan dengan baik karyawan tidak akan merasa direndahkan dan akan bekerja dengan senang hati. Bahkan pada tingkatan yang lebih lagi karyawan akan melakukan apapun tanpa diminta.

5. Teknik Transaksi

Teknik ini merupakan teknik dengan melakukan hitung-hitungan. Sehingga apa yang dilakukan pegawai akan mendapatkan imbalan dengan besaran tertentu. Biasanya teknik ini berlaku untuk pekerjaan yang tidak konstan dan hanya diperlukan saat tertentu saja.

6. Teknik Kompetensi

Teknik kompetensi yaitu dengan membandingkan dan menciptakan persaingan antar karyawan dimana pekerjaan yang terbaik akan mendapatkan imbalan yang lebih baik juga.

7. Teknik Internalisasi

Teknik ini dilakukan dengan merubah dan merekayasa lingkungan kerja agar motivasi dapat timbul dari diri masing-masing. Contohnya yaitu dengan melakukan perluasan tanggung jawab atau dengan melakukan rotasi jabatan, bisa juga dengan mengembangkan suasana kerja yang bersahabat, kebersamaan serta gaya kepemimpinan yang adaptif dengan mempertimbangkan tingkat kematangan bawahan.

2. Pelatihan dan Pengembangan SDM

Pengertian Pelatihan dan Pengembangan SDM

Beberapa para ahli mengemukaka pengertian dari pelatihan dan pengembangan.

Mondy dan Noe (dalam Marwansyah, 2012, 153) mendefiniskan bahwa pengembangan sumber daya manusia merupakan fungis utama MSDM yang mencakup tidak hanya pelatihan dan pengembangan tetapi juga kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengembangan karir individu serta penilaian kinerja.

Bogardus (dalam Marwansyah, 2012, 153) mendefinisikan bahwa pengembangan sebagai bidang fungsional dari ilmu manajemen sumber daya manusia yang terkait dengan program-program pelatihan, pengembangan, perubahan, dan manajemen kinerja untuk memastikan bahwa orang-orang dengan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan, akan tersedia pada saat dibutuhkan untuk mewujudkan tujuan-tujuan organisasi.

Wexley dan latham (dalam Marwansyah, 2012, 153) mendefiniskan bahwa pelatihan dan pengembangan sebagai upaya terencana oleh sebuah organisasi untuk memfasilitasi karyawannya dalam mempelajari perilaku yang terkait dengan pekerjaan. Istilah perilaku digunakan dalam arti luas, yang meliputi setiap pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh karyawan melalui praktik atau pengalaman langsung.

Dilihat dari pengertian menurut para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia adalah upaya sebuah organisasi untuk mefasilitasi para karyawan agar mempunyai pengetahuan dan keterampilan yang luas dalam melakukan praktik kerja di kantor atau organisasi.

Tujuan Pelatihan dan Pengembangan SDM

Tujuan dari diadakannya pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia di dalam suatu organisasi adalah untuk meningkatkan produktivitas kerja para karyawan sehingga kegiatan organisasi dapat berjalan dengan lancar dalam mewujudkan tujuan-tujuan dari organisasi tersebut dan juga meningkatkan profibilitas dari suatu organisasi bisnis ataupun perusahaan.

Selain dari itu tujuan dari pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia adalah mencegah keuasangan dalam semua tingkat organisasi. Maksudnya adalah karena banyaknya teknologi yang semakin canggih dan modern serta kebutuhan organisasi yang selalu berubah pada setiap saat, sedangkan keterampilan dan pengetahuan yang dimiliki para karyawan terbatas sehingga menyebabkan pengetahuan tersebut tidak dapat digunakanan lagi. Untuk itu pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia dalam organisasi sangat dibutuhkan.

Sementara itu ada juga para ahli yang mengemukakan tujuan dari program pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Ahli tersebut adalah Wexley dan Lathan. Mereka menyebutkan ada 3 tujuan dari program pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia (dalam Marwansyah, 2012, 156) yaitu:

1. Meningkatkan kesadaran diri individu
2. Meningkatkan keterampilan individu dalam suatu bidang keahlian atau lebih
3. Meningkatkan motivasi individu untuk melaksanakan tugas atau pekerjaannya secara memuaskan.

Faktor-Faktor yang Memperngaruhi Pengembangan SDM

Ada beberapa factor yang mempengaruhi pengembangan sumber daya manusia diantaranya adalah:

1. Dukungan manajemen puncak

Untuk melakukan kegiatan pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia dalam suatu organisasi diperlukan dukungan penuh dari manajemen puncat. Dukungan yang diberikan harus bersifat konkret dan tentu juga harus di komunikasikan kepada seluruh bagian yang terdapat dalam suatu organisasi.

2. Komitmen para spesialis dan generalis dalam pengelolaan sumber daya manusia

Selain dari dukungan dari manajemen puncak, pengelolaan sumber daya manusia juga membutuhkan komitmen yang kuat dari spesialis dan generalis dalam pengelolaan sumber daya manusia terutama dari manajer karena seorang manajer sangat berperan penting dalam suatu organisasi, manajer harus dapat mengidentifikasi masalah dan yang terjadi dalam suatu organisasi dan tuntutan kerja. Setelah para manajer mampu mengidentifikasi hal tersebut mereka harus mampu mencari solusi terbaik dan menentukan langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan untuk dapat memecahkan masalah tersebut.

3. Perkembangan teknologi

Saat ini perkembangan teknologi sangat pesat, banyak teknologi yang diciptakan semakin canggih, sehingga para karyawan kantor harus memiliki kemampuan dan keterampilan yang luas. Namun tidak semua karyawan memiliki kemampuan dan keterampilan yang luas sehingga diperlukan pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia agar kemampuan dan keterampilan yang mereka miliki dapat digunakan dalam melakukan kegiatan organisasi.

4. Kompleksitas organisasi, gaya belajar, dan kinerja fungsi-fungsi manajemen SDM lainnya

Keberhasilan pengembangan sumber daya manusia dalam suatu organisasi dipengaruhi oleh kompleksitas organisasi, gaya belajar, dan juga kinerja fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia lainnya. Terkait dengan kompleksitas teknologi, saat ini teknologi berkembang denga pesat sehingga memberikan dampak yang signifikan terhadap persyaratan jabatan. Oleh karena itu para karyawan harus mampu beradaptasi dengan perubahan, menerima perubahan apapun yang terjadi dalam suatu organisasi dan bahkan mereka juga harus mencari suatu perubahan agar dapat memiliki jabatan yang mereka inginkan. Tentunya perubahan yang dimaksud disini adalah perubahan yang bersifat positif dalam kegiatan organisasi dan tentu juga dapat mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan atau di sepakati pada awalnya.

Mengenai gaya belajar, setiap karyawan memiliki gaya belajar yang berbeda-beda, dengan adanya pengembangan sumber daya manusia dalam organisasi dapat membantu mereka belajar bagaimana caranya agar mereka dapat bekerja sesuai dengan pekerjaannya

Fungsi kinerja manajemen sumber daya manusia ini adalah untuk membantu para pekerja baru agar dapat bekerja pada posisinya, seperti yang kita ketahui awal karyawan bekerja pada suatu organisasi ada yang dinamakan dengan Training.sehingga diperlukan pengembangan sumber daya manusia.

 

3.    Kompensasi Kerja

Telah disebutkan bahwa Sumber Daya Manusia merupakan salah satu unsur yang menentukan keberhasilan suatu organisasi. Di sisi lain, sumber daya manusia juga merupakan makhluk yang memiliki pikiran, perasaan dan kebutuhan. Faktor-faktor tersebut perlu diperhatikan karena akan memengaruhi produktivitas kerja manusia.

Sumber daya manusia merupakan asset yang sangat penting untuk ditingkatkan produktivitasnya. Sebuah organisasi harus mampu mendorong dan mengembangkan kemampuan dan keterampilan pegawainya secara optimal. Salah satu cara untuk mengembangkan kemampuan tersebut adalah melalui kompensasi.

Menurut Dessler dalam Hartatik (2014), kompensasi adalah setiap bentuk pembayaran atau imbalan yang diberikan kepada karyawan dan timbul dari dipekerjakannya karyawan itu. Tidak jauh berbeda dengan pengertian tersebut, Panggabean dalam hartatik (2014) mengutarakan bahwa, Kompensasi adalah setiap bentuk penghargaan yang diberikan kepada karyawan sebagai balas jasa atas kontribusi yang mereka berikan kepada organisasi. Sedangkan menurut Marwansyah (2012), kompensasi adalah penghargaan atau imbalan secara langsung maupun tidak langsung, finansial maupun non finansial, yang adil dan layak kepada karyawan sebagai balasan atas kontribusi/jasanya terhadap pencapaian tujuan organisasi.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa kompensasi adalah bentuk penghargaan secara langsung atau tidak langsung, baik berupa finansial atau non finansial yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan, agar karyawan tersebut merasa dihargai dalam bekerja.

Tujuan Kompensasi

Pemberian Kompensasi ini pada dasarnya bertujuan untuk kepentingan perusahaan, karyawan, pemerintah, dan juga masyarakat. Dengan adanya kompensasi ini, maka sumber daya manusia akan dialokasikan secara efisien, penggunaan sumber daya manusia akan lebih efisien dan efektif, dan juga akan dapat mendorong stabilitas dan pertumbuhan ekonomi.

Adapun tujuan dari kompensasi adalah sebagai beriku:

1. Pemenuhan kebutuhan ekonomi. Karyawan menerima kompensasi dalam bentuk upah, gaji atau imbalan lainnya sehingga karyawan tersebut dapat memenuhi kebutuhan sehari-harinya dan juga kebutuhan ekonomi lainnya.
2. Meningkatkan produktivitas kerja. Dengan adanya kompensasi maka akan mendorong karyawan untuk bekerja lebih produktif
3. Memajukan organisasi atau perusahaan. Hal ini berkaitan dengan tujuan sebelumnya, jika produktivitas karyawan di suatu perusahaan itu baik maka hal tersebut dapat mengembangkan atau memajukan perusahaan. Selain itu semakin besar kompensasi yang diberikan kepada karyawan, hal tersebut menunjukkan semakin besar pula perusahaan tersebut.
4. Menciptakan keseimbangan dan keadilan. Kinerja karyawan dalam bekerja harus dihargai dengan kompensasi. Dengan demikian, tentu akan menghasilkan keseimbangan antara input dan output.

Tahapan Penetapan Kompensasi

Dalam memberikan suatu kompensasi, penilaian harga terhadap suatu jenis pekerjaan merupakan hal pertama yang harus dilakukan. Penilaian tersebut dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama, melakukan analisis jabatan/pekerjaan. Dengan menganalisis jabatan maka akan ditemukan informasi seperti keahlian yang dibutuhkan dalam melakukan suatu pekerjaan, tingkat kesulitan pekerjaan, risiko pekerjaan dan perilaku yang dituntut harus dimiliki dalam melakukan pekerjaan itu. Setelah mengetahu informasi-informasi tersebut, harga suatu pekerjaan dapat ditentukan.

Selain penilaian harga pekerjaan, hal yang memengaruhi pemberian kompensasi adalah sistem kompensasi yang diterapkan. Sistem kompensasi yang sering digunakan ada tiga jenis, yaitu:

1. Sistem prestasi. Dengan sistem ini, upah yang diberikan kepada pegawai disesuaikan dengan sedikit banyaknya hasil yang dicapai oleh karyawan. Sistem ini dapat diterapkan bila hasil pekerjaan tersebut dapat diukur secara kuantitatif sehingga akan mampu mendorong karyawan untuk menjadi produktif.
2. Sistem waktu. Sistem ini adalah pemberian upah yang didasarkan pada lamanya karyawan dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
3. Sistem kontrak/borongan. Penetapan besarnya upah pada sistem ini ditentukan ats kuantitas, kualitas dan lamanya penyelesaian suatu pekerjaan dengan kontrak suatu pekerjaan. Dalam sistem ini juga diterapkan ketentuan mengenai konsekuensi jika pekerjaan tidak dapat diselesaikan sesuai dengan perjanjian.
5.    Promosi

Memiliki keinginan untuk menjadi lebih baik merupakan salah satu sifat mendasar yang ada pada manusia. Oleh karena itu tentunya seorang pegawai memiliki keinginan untuk maju baik dari segi posisi, kemampuan maupun pendapatan. Kesempatan untuk maju itu sering dinamakan sebagai promosi atau kenaikan jabatan. Promosi sangat penting untuk diterapkan oleh suatu organisasi. Dengan adanya promosi maka akan menjaga kestabilan organisasi dan moral pegawai. Selain itu dengan adanya promosi juga dapat mendorong pegawai untuk lebih aktif dalam suatu organisasi.

Samsudin dalam Kadarisman (2012) mengutarakan bahwa promosi berarti perpindahan dari suatu jabatan ke jabatan lainnya yang mempunyai status dan tanggung jawab lebih tinggi. Adapun Manoppa, et al. dalam Kadarisman mengemukakan sebagai berikut.

“Promotion is the upward reassionment of an individual in an organization’s hierarchys accompanied by in creased responsibilities, enhanced status, and usually with increased income though not always so.”

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa promosi adalah suatu keadaan ketika pegawai dinaikkan ke jabatan yang lebih tinggi, dan disertai peningkatan kekuasaan, wewenang, tanggung jawab, pendapatan dan fasilitas lainnya. Dalam promosi tersebut juga mengandung nilai karena promosi merupakan suatu bukti dari organisasi yang diberikan kepada karyawan atas prestasi kerjanya.

Pegawai yang mendapatkan promosi biasanya adalah pegawai yang memiliki prestasi dan produktivitas kerja yang tinggi dibandingkan dengan pegawai lainnya. Namun, terkadang penilaian terhadap calon karyawan yang akan dipromosikan bersifat relatif. Selain memiliki prestasi yang tinggi, pegawai tersebut juga harus lulus dari berbagai macam seleksi yang dilaksanakan oleh perusahaan.

Oleh karena itu, promosi dapat menjadi suatu motivasi yang mendorong para pegawai untuk melakukan pekerjaan lebih baik, lebih giat, dan lebih bersemangat untuk mencapai sebuah prestasi kerja. Hal tersebut dikarenakan pegawai tersebut berharap akan diberikan promosi.

Penutup

Sumber daya menusia merupakan salah satu factor yang menentukan berhasil atau tidaknya suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Untuk itu pengelolaan sumber daya manusia dalam suatu organisasi harus dilakukan dengan baik. Dalam meningkatkan sumber daya manusia ada empat cara, yaitu dengan cara motivasi, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia, kompensasi, dan promosi. Keempat hal tersebut berhubungan dan berkaitan antara satu sama lain.

Motivasi merupakan dorongan baik dari luar maupun diri sediri untuk melakukan kegiatan yang bersifat positif dalam mencapai tujuan dari organisasi.

Pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia merupakan upaya yang dilakukan organisasi untuk mefasilitasi karyawannya agar mempunyai kemampuan dan pengetahuan yang luas dalam menjalankan suatu kegiatan oganisasi untuk mencapai tujuannya

Kompensasi merupakan penghargaan baik secara langsung ataupun tidak langsung yang diberikan kepada seseorang dengan tujuan agar seseorang tersebut menjadi lebih aktif dan giat dalam menjalankan tugasnya.

Promosi merupakan penaikan jabatan dari jabatan yang biasa ke jabatan yang lebih tinggi dari sebelumnya. Setiap orang mengharapkan adanya promosi.

Daftar Pustaka

Hartatik, Indah Puji. 2014. Buku Praktis Mengembangkan SDM. Yogyakarta: Laksana

Kadarisman, M. 2012. Manajemen Pengembangan Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Rajagrafindo Persada

Marwansyah. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Kedua. Bandung: Alfabeta

PERAN, FUNGSI DAN PERALATAN ARSIP DALAM ORANISASI

PERAN, FUNGSI DAN PERALATAN ARSIP DALAM ORANISASI

 

Ela Susilawati

D3 Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Bandung

Abstract

Archive is a document who that has a use value in an organization and can be used again if a time is needed. Archives very helpful the organization in achieving its goals. Archive has a role as a memory or recall of an organization tool and archives require special care so that the organization’s activities run smoothly. Equipment necessary to keep good records and a lot, but in modern times simply by using a computer-based system that EFS. EFS is a hardware or software to store records in a computer. By using EFS archives will be safe and not easily lost nor will spread everywhere.

 

Keywords: Archive, Use Value, EFS, Memory.

 

Pendahuluan

Selama ini seringkali arsip yang dilihat seperti dokumen atau sehelai kertas yang tidak mempunyai arti dan makna yang sangat penting. Ia hanya diartikan sebagai kertas atau dokumen masa lampau yang tidak ada kaitannya dengan masa kini. Padahal arsip merupakan suatu dokumen atau surat-surat atau sehelai kertas atau warkat yang mempunyai nilai guna dan dapat digunakan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh organisasi. Arsip sangat membantu suatu organisasi atau perusahaan dalam mencapai tujuan dari organisasi tersebut.

Semua organisasi atau perusahaan pasti memerlukan suatu unit untuk mengelola sesuatu yang ada hubungannya dengan kegiatan administrasi. Oganisasi pasti akan menghasilkan atau memproduksi sebuah surat, formulir, dan laporan. Suatu surat,formulir, dan laporan yang dihasilkan dan akan diterima oleh suatu kantor pasti akan berhubungan dengan kearsipan. Dan aktivitas suatu organisasi tidak akan terlepas dari yang namanya arsip.

Menurut kamus administrasi perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan karena mempunyai nilai guna sehingga bisa digunakan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Dan kearsipan merupakan kegiatan penyimpanan arsip dalam suatu tempat secara tertib menurut system, susunan, dan tata cara yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan arsip tersebut dapat dikendalikan dan bila diperlukan bisa digunakan kembali dan pencarian arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

Dalam suatu organisasi arsip mempunyai peranan sebagai memori suatu organisasi, karena karyawan dalam suatu organisasi mempunyai memori ingatan yang terbatas, sehingga suatu saat arsip berperan sebagai wadah informasi dan barang bukti. Dan arsip juga memiliki peran sebagai kegiatan manajemen yang dapat menentukan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

System pengelolaan dalam arsip meliputi kegiatan pengumpulan dokumen atau surat, pemeriksaan terhadap arsip, penentuan kata tangkap dari arsip tersebut, pemberian kode, penyortiran, penempatan, pemeliharaan arsip, juga cara penyingkiran dan pemusnahan untuk dokumen atau surat atau arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna atau arsip non essential yang sudah tidak digunakan lagi.

Mengingat peranan arsip dalam suatu organisasi sangat penting, maka pengelolaan arsip dalam suatu organisasi haruslah baik dan benar, karena jika pengelolaan kurang baik maka akan mengakibatkan organisasi sulit memperoleh dan menerima informasi baik dari dalam organisasi (intern) atau dari luar kantor (ekstern) sehingga akan menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat sebelumnya telah dijelaskan bahwa arsip mempunyai peranan sangat penting bagi suatu organisasi karena arsip merupakan memori dan alat bukti suatu organisasi.

Dalam penulisan ini akan dibahas mengenai

1. Pengertian arsip
2. Klasifikasi arsip dalam organisasi
3. Azas Kearsipan
4. System kearsipan dalam organisasi
5. Peranan dan fungsi arsip dalam organisasi
6. Peralatan arsip masa kini

Pengertian Arsip

Beberapa para ahli mendefinisikan pengertian dari arsip, berikut merupakan pengertian arsip menurut para ahli

Odel dan Strong (dalam Chaniago, 2013, 143) menyatakan bahwa “Arsip adalah fakta-fakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa-peristiwa dan kegiatan-kegiatan organisasi. Dapat berwujud dalam bentuk surat-surat, data, barang cetakan, kartu-kartu lembaran data, buku-buku yang didalamnya dicantumkan fakta-fakta”.

Wursanto (1991:13) menyatakan bahwa “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai kegunaan agar setiap diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat”.

Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971 pengertian arsip adalah sebagai berikut:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah yang dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perseorangan dalam bentuk corak apapun.

Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkanotan menyebutkan bahwa pengertian dari arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan karena mempunyai nilai guna sehingga bisa digunakan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Setelah melihat pengertian arsip menurut para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian dari arsip sendiri itu adalah “Arsip merupakan sekumpulan dokumen-dokumen atau data-data atau surat-surat yang disimpan pada suatu tempat dan tentu saja mempunyai nilai guna sehingga apabila suatu organisasi akan menggunakan atau membutuhkannya suatu hari nanti dokumen tersebut akan dapat digunakan kembali dan arsip juga merupakan alat ingatan bagi suatu perusahaan”.

Selain dari pengertian arsip ada juga pengertian mengenai kearsipan. Kearsipan merupakan langkah-langkah atau tata cara penyimpanan arsip pada suatu tempat secara tertib menurut susunan, system dan tata cara yang telah ditentukan sehingga menyebabkan pertumbuhan arsip dapat dikembalikan dan apabila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

Mengingat arsip merupakan alat ingat suatu perusahaan atau organisasi, berarti arsip sangat penting dan memerlukan perawatan yang baik agar arsip terjaga dengan baik jangan sampai keadaan arsip memburuk atau arsip terkena penyakit dan kertas yang digunakan menjadi bau atau terlihat bukan seperti arsip yang mempunyai nilai guna. Bahkan masih ada perusahaan yang menyimpan arsip itu berserakan atau tersebar dimana-mana.

Untuk itu dalam penyimpanan arsip, suatu ruangan harus diberikan ventilasi yang bagus, kertas yang digunakan untuk membuat suatu arsip harus mempunyai kualitas yang baik, dan arsip tersimpan dengan susunan yang rapi.

Klasifikasi Arsip dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi atau perusahaan arsip haruslah diklasifikasikan untuk memudahkan kita mengetahui penting atau tidaknya arsip tersebut. Dalam organisasi ada 4 tingkatan dalam mengelompokkan arsip, diantaranya yaitu sebagai berikut:

1. Arsip sangat penting (Vital) merupakan kelompok dari arsip yang penting sekali dalam kehidupan suatu organisasi dan tidak dapat diganti kembali apabila dimusnahkan. Contoh dari arsip vital ini adalah SK berdirinya suatu organisasi.
2. Arsip penting (Important) merupakan arsip yang dibutuhkan untuk menalankan suatu perusahaan atau organisasi dan jika hilang arsip ini masih tetap bisa digantikan dengan duplikasinya.
3. Arsip berguna (Useful) merupakan arsip yang mempunyai kegunaan sementara dan apabila arsip ini hilang dapat digantikan dengan biaya yang rendah atau diganti dengan informasi yang di dapatkan dari sumber lain.
4. Arsip non essential (tidak esensial) merupakan arsip yang mempunyai nilai guna terbatas yaitu arsip-arsip yang tidak perlu disimpan sebagai bukti dan informasi yang terdapat dalam arsip ini sudah diketahui oleh umum. Contohnya pengumuman yang sudah kadaluarsa.

Selain dari klasifikasi arsip ada juga daur hidup arsip, yang pertama adalah tahap penciptaan, tahap penggunaan atau pemeliharaan, tahap penyusutan, dan terakhir adalah tahap penyimpanan.

• Tahap penciptaan

Merupakan tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari kegiatan organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Arsip tersebut mengandung data dan informasi bagi organisasi. Jenis arsip yang diciptakan bisa berupa surat, pita film, rekaman suara dan lain-lain.

• Tahap penggunaan dan pemeliharaan

Arsip yang sudah ada atau yang sudah diciptakan, kemudian digunakan dan di pelihara dengan benar dan sebaik-baiknya. Arsip aktif digunakan untuk sebagai bahan untuk mengambil keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan dan lain-lainnya. Agar arsip dapat brfungsi dengan baik maka pada tahap ini harus ditata secara logis dan sistematis.

• Tahap penyusutan

Setelah arsi digunakan dan dipelihara, selanjutnya adalah tahap penyusutan dimana arsip yang nilainya sudah menurun di susutkan. Dalam tahap penyusutan arsip ada tiga proses penyusutan yang pertama adalah pemindahan arsip dari unit kerja masing-masing ke unit pusat kearsipan, kedua pemusnahan arsip, dan yang terakhir adalah penyerahan arsip ke ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

• Tahap penyimpanan

Tahap ini khusus digunakan untuk arsip yang mempunyai nilai guna tinggi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Arsip yang ada dalam tahap ini disimpan di Arsip Nasional Republik Indoneisa (ANRI).

Asas Kearsipan

Suatu organisasi akan menggunakan system penyimpanan arsip (asas kearsipan) sesuai dengan keadaan dari arsip tersebut. Berikut merupakan system penyimpanan kearsipan:

1. Asas sentralisasi

Dengan menggunakan asas atau system penyimpanan arsip sentralisasi berarti arsip disimpan secara terpusat di satu unit khusus (unit kearsipan). Asas ini sangat cocok untuk perusahaan yang masih kecil dan mempunyai karyawan yang tidak terlalu banyak. Asas ini mempunyai kekurangan dan kelebihan diantaranya:

Kelebihan:

• Penggunaan ruang dan peralatan arsip yang hemat
• Petugas dapat berkonsentrasi khusus pada pekerjaannya
• System penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan
• Pengawasan yang baik

Kekurangan:

• Membutuhkan waktu yang lama untuk membawa arsip yang diperlukan dari unit pusat ke unit yang membutuhkan
• Kemungkinan peraturan yang seragam tidak sesuai dengan departemen yang ada

1. Asas desentralisasi

Asas desentralisasi merupakan penyimpanan arsip yang disimpan pada unit kerja masing-masing. Asas ini cocok untuk perusahaan besar. Berikut merupakan kelebihan dan kekurangan dari asas desentralisasi.

Kelebihan:

• Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan unit kerja masing-masing
• Pengawasan lebih mudah pada setiap unit

Kekurangan:

• Memerlukan ruang dan peralatan yang lebih banyak
• Memerlukan dana yang lebih banyak untuk pemeliharaan dan penyusutan arsip

1. Asas gabungan

Asas gabungan merupakan penyimpanan arsip yang dilakukan di unit pusat kearsipan dan unit kerja masing-masing. Biasanya arsip aktif disimpan di unit kerja masing-masing dan arsip inaktif disimpan di unit arsip pusat.

System Kearsipan dalam Organisasi

Suatu organisasi akan menggunakan system kearsipan yang berbeda dengan organisasi yang lainnya tergantung kesepakatan atau kemudahan petugas organisasi dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip tersebut. Ada 5 sistem kearsipan yang dapat digunakan oleh suatu organisasi yaitu

1. System abjad

System abad merupakan penyimpanan dan penemuan arsip berdasarkan urutan abjad dari nama organisasi atau perseoragan. System ini lebih cocok untuk personalia

2. System subjek

System subjek merupakan penyimpanan arsip diklasifikasikan berdasarkan masalah yang terdapat dalam dokumen tersebut dan dapat ditemukan juga berdasarkan permasalahan tersebut. Dalam menggunakan system subjek diperlukan daftar klasifikasi indeks untuk memudahkan dalam pencarian arsip.

3. System geografis

System geografis yaitu dimana arsip disimpan dan dapat ditemukan kembali berdasarkan letak geografis yang tertera dalam arsip tersebut. Namun system ini agak rumit karena pada dasarnya arsip lebih dikenal atau mudah ditemukan dengan menggunakan nama dari perusahaan atau subjek daripada tempat dan untuk menggunakan system ini petugas arsip harus benar-benar menguasau atau mengetahui letas geografis wilayah.

4. System nomor

System nomor yaitu dimana dan ditemukan kembali berdasarkan nomor yang tercantum pada dokumen. Untuk menggunakan system ini diperlukan daftar klasifikasi dan kartu indeks agar arsip mudah ditemukan. System arsip nomor ini tidak praktis karena mengingat nomor yang tercantum dalam surat itu sangat banyak dan petugas sangat-sangat harus teliti terhadap angka.

5. System kronologis

System penyimpanan arsip dimana arsip-arsip itu disimpan dan ditemukan kembali berdasarkan urutan waktu yang tertera pada arsip tersebut. Mulai dari urutan tahun, bulan, dan tanggal. Namun kebanyakan orang sulit untuk mengingat tanggal sehingga system ini kurang praktis.

Peranan dan Fungsi Arsip dalam Organisasi

Suatu organisasi dapat terbentuk karena adanya pengaruh dari beberapa aspek yaitu seperti penyatuan visi, misi, dan tujuan yang sama dengan perwujudan dari eksistensi sekelompok orang terhadap masyarakat. Untuk mecapai visi, misi, dan tujuan tersebut suatu organisasi haruslah mempunyai sumber informasi baik dari luar maupun dalam organisasi. Arsip merupakan sumber informasi yang sangat baik dalam suatu organisasi dan juga berisi informasi tentang fungsi dan kegiatan dari organisasi tersebut.

Arsip mempunyai dua fungsi yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

1. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan oleh suatu organisasi dalam guna perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan suatu bangsa pada umumnya atau yang digunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip ini dibagi menadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.

• Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang digunakan secara langsung dan terus-menerus diperlukan atau dipergunakan oleh organisasi dalam penyelenggaraan administrasi.
• Arsip dinamis inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun dalam penyelenggaraan administrasi.

1. Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung dalam penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya ataupun untuk penyelenggaraan kegiatan sehari-hari dalam administrasi Negara.

Peranan utama arsip adalah sebagai alat ingat atau memori suatu perusahaan atau organisasi. Mengingat pentingnya memori dalam kehidupan manusia, dalam organisasipun memori sangatlah penting, sehingga memori tersebut jangan sampai hilang atau rusak dan harus dijaga dengan sungguh-sungguh dan baik.

Selain sebagai memori perusahaan, arsip juga mempunyai peran sebagai pengambilan keputusan, sebagai bahan bukti, dan sebagai akuntabilitas. Yang dimaksud peran arsip sebagai pengambilan keputusan adalah menentukan berhasil atau tidaknya suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu agar tujuan dari organisasi dapat dicapai, maka pemeliharaan arsip haruslah baik dan benar.

Peranan arsip sebagai bahan bukti adalah sebagai bahan bukti untuk informasi yang tercatat dalam suatu kertas, atau direkam melalui recorder, karena mengingat ingatan manusia atau karyawan itu memiliki batasan sedangkan informasi yang lama ataupun terkini dalam suatu organisasi haruslah diingat. Jadi arsip juga mempunyai peranan sebagai bahan bukti yang otentik dalam suatu organisasi.

Yang terakhir dari peranan arsip adalah sebagai akuntabilitas. Maksudnya adalah sebagai tekanan dari luar untuk meminta laporan pertanggungjawaban suatu organisasi mengharuskan mempunyai alat bukti yang kuat dan benar.

Peralatan Arsip Masa Kini

Untuk menyimpan arsip diperlukan peralatan dan perlengkapan yang cukup atau sesuai dengan jumlah arsip yang terdapat dalam organisasi dan sesuai dengan kesepakatan perlatan apa saja yang akan digunakan. Jangan sampai peralatan dan perlengkapan yang digunakan terbatas karena arsip akan dihasilkan setiap hari baik arsip dari dalam maupun luar organisasi. Tujuan dari penggunaan perlatan dan perlengkapan arsip yang sesuai yaitu agar pencarian arsip dapat ditemukan dengan mudah, mengingat waktu yang baik untuk menemukan suatu arsip adalah kurang dari satu menit.

Banyak sekali peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan suatu arsip yang sering digunakan oleh suatu organisasi. Peralatan yang bisa digunakan oleh suatu organisasi diantaranya adalah sebagai berikut : filing cabinet, ordner, letter tray, safe keeping document (brankas), rak buku, lemari arsip, visible record cabinet, compact rolling shelving, rotary filing system, dan masih banyak sekali macamnya.

• Filling cabinet

Filing cabinet merupakan lemari untuk arsip yang terdapat laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertical. Biasanya filing cabinet mempunyai dua sampai tiga laci dengan ukuran tinggi 26 cm, lebar 35-36 cm, dan dalamnya berukuran 65 cm. Dalam menggunakan filing cabinet ada beberapa perlengkapan yang diperlukan diantaranya adalah Tab (bagian menonjol disebelah atas guide), sekat atau guide (pemisah antara perihal), hang map, schnelhecter map (untuk menyimpan berkas yang telah dilubangi oleh perforator), folder, dan tickler file (untuk menyimpan kartu kendali).

• Ordner

Ordner yaitu semacam map yang terbuat dari karton tebal dan dapat menampung jumlah arsip yang banyak, dan di dalamnya terdapat besi untuk memasukkan arsip yang telah dilubangi dengan menggunakan perforator

• Letter tray

Letter tray merupakan baki yang terbuat dari plastic atau bisa juga metal untuk menyimpan surat yang ada di atas meja para pegawai agar asurat tersebut tidak berantakan dan terlihat rapi.

• Safe keeping document

Safe keeping document atau berangkas adalah lemari yang terbuat dari besi dengan ukuran bermacam-macam dan juga dilengkapi kunci sebagai pengamananya. Biasanya safe keeping document ini digunakan untuk menyimpan berkas atau arsip yang bersifat penting atau rahasia

• Rak buku

Rak buku merupakan lemari untuk menyimpan buku-buku seperti yang terdapat di perpustakaan atau bisa juga untuk menyimpan ordner dan sejenisnya

• Lemari arsip

Lemari arsip merupakan lemari yang terbuat dari kayu atau metal. Ini berfungsi untuk menyimpan berbagai macam jenis arsip yang telah disusun atau disimpan di ordner

• Visible record cabinet

Visible record cabinet merupakan tempat menyimpan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu yang tersusun yang disimpan dan dijepit dalam laci atau baki, kemudian tersusun dalam suatu cabinet

• Compact rolling shelving

Compact rolling shelving merupakan lemari untuk menyimpan arsip yang disusun sejajar diatas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat didekatkan antara lemari yang satu dengan lemari yang lain.

• Rotary filing system

Rotary filing system merupakan system penyimpanan arsip yang bertingkat secara vertical yang dilengkapi dengan system kode, angka, abjad dan warna, dan pola tingkatannya bundar juga dapat diputar.

Saat ini merupakan zaman yang modern, sehingga penggunaan teknologipun semakin canggih. Tidak seperti dahulu untuk menyimpan sesuatu harus menggunakan peralatan dan perlengkapan yang berwujud sehingga menyebabkan dibutuhkannya tempat atau ruangan untuk yang luas. Begitu juga dengan peralatan arsip yang digunakan, kita memerlukan ruang khusus untuk menyimpannya dan apabila menggunakan peralatan dan perlengkapan seperti yang sudah disebutkan diatas, maka memerlukan lahan tempat atau ruangan yang luas agar arsip dapat disimpan dengan baik dan benar juga terurus dengan baik.

Untuk saat ini ada peralatan untuk menyimpan arsip secara elektronik yaitu EFS (Electronic Filing System). EFS merupakan system penyimpanan arsip yang berbasis komputerisasi. Jadi untuk menyimpan arsip yang begitu banyak hanya diperlukan satu komputer dan scanner juga printer. Dengan menggunakan EFS akan lebih menghemat dalam ruangan karena tidak memerlukan peralatan dan perlengkapan seperti filing cabinet, rak buku dan lain-lain. Selain menghemat ruangan, dengan menggunakan system EFS penyimpanan arsip akan lebih praktis dan arsip tidak akan hilang juga tidak akan terlihat berantakan tidak seperti disimpan dalam rak buku, kadang apabila arsip disimpan dalam rak buku masih terlihat ada arsip yang berantakan.

Dengan menggunakan EFS, yang perlu dilakukan adalah menentukan terlebih dahulu workgroup, worksheet template, worksheet, dan field.

  Workgroup merupakan tingkat tertinggi dan terdiri atas pemakai yang mempunyai jalan masuk ke worksheet template dan worksheet. Semua lembar kerja dibuat dalam workgroup yang dapat menjadi bagian oleh semua pemakai dalam workgroup sistem pengatur pertama membuat kelompok kerja. Kemudian mendaftarkan pemakai dengan diberikan nama pemakai dan pasword (kata kunci). Semua dokumen diimpor oleh pemakai itu yang disimpan dalam workgroup yang mereka masuki itu. Contoh dari workgroup adalah keuangan, kepegawaian, dan lain-lain.

Worksheet template adalah tingkat tertinggi kedua dan merupakan daftar untuk menampilkan semua dokumen yang diimpor indeks data dokumen adalah ditunjukkan dalam satu garis. Tampilan dokumen bisa menjadi ditunjukkan dengan 2 kali mengklik dokumen dalam lembar kerja. Lembar kerja bisa dioperasikan (penambahan dan penghapusan dokumen, penambahan indek data, dll). Hanya oleh pemilik lembar kerja. Lembar kerja dapat menjadi dimiliki oleh kelompok. Pemakai dapat menjadi pemilik dengan membuat lembar kerja atau dengan menerima lembar kerja yang dikirim dari pemakai lain. Setelah pemilik melengkapi pekerjaan dalam kelompok kerja atau melepaskan kepada sasaran data dasar untuk proses penambahan.

Worksheet adalah bagian dari worksheet template yang digunakan sebagai tempat atau lembar kerja untuk menyimpan dokumen yang diimport.

Field merupakan tingkat terendah dalam aplikasi scan manager ini, field merupakan bagian terkecil dari dokumen. Management dokumen dari data bagian seperti ”title” dibuat oleh dan ”dikirimkan kepada” sangat diperlukan untuk mengurus dokumen. Field bisa dibuat secara bebas berdasarkan metode management dari dokumen. Seperti contoh: ketika pembuatan faktur, field seperti ”tangal dipubliksikan”, ”nama perusahaan”, ”jumlah/banyaknya” dan tanggal pembayaran bisa dibuat.

Contoh penggunaan EFS dalam organisasi sekolah:

Namun tidak sedikit organisasi yang belum menggunakan sistem penyimpanan arsip berbasis komputer atau dengan menggunakan software Electronic filing system ini padahal software ini merupakan satu-satunya cara agar arsip tidak mudah hilang dan mudah dibawa kemana-mana karena kita hanya membawa satu laptop saja dan didalmnya bisa terdapat arsip yang jumlahnya sangat banyak dan juga tidak memerlukan ruangan khusus yang besar.

 

Penutup

perkembangan teknologi yang semakin canggih, membawa pengaruh yang besar terhadap berbagai aktivitas perusahaan atau organisasi. Khususnya dalam penanganan arsip, masih banyak perusahaan atau organisasi yang menangani arsip tidak sesuai dengan seharusnya, sehingga ketika ada arsip yang dibutuhkan, petugas arsip susah untuk mencari arsip tersebut. Hal tersebut sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan dari suatu organisasi atau perusahaan.

Organisasi merupakan salah satu tempat dimana dilakukannya kegiatan perkantoran yang terdapat banyak dokumen baik yang mempuyai nilai sangat penting, penting, berguna, bahkan non esensial. Dan dokumen tersebut sangat membantu organisasi atau perusahaan dalam mendapatkan data dan informasi. Data pada suatu informasi akan mudah didapatkan atau ditemukan apabila organisasi tersebut mengelola arsipnya dengan baik. Oleh karena itu, agar organisasi dapat berjalan dengan lancar dan bekerjasama dengan perusahaan lain dengan baik, maka sistem kearsipan yang digunakan harus baik.

Arsip merupakan warkat/dokumen/ data/surat yang mempunyai nilai guna bagi suatu organisasi dan dapat digunakan kembali apabila suatu hari arsip tersebut dibutuhkan. Arsip memerlukan perawatan yang khusus karena arsip memiliki peran penting dalam kehidupan organisasi yaitu sebagai alat ingat atau memori suatu perusahaan. Untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi diperlukan pemeliharaan dan peralatan yang baik dan benar. Peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan arsip sangat banyak macamnya, namun di zaman yang modern dan serba canggih ini ada peralatan untuk menyimpan arsip dengan menggunakan sistem komputerisasi. Peralatan tersebut dinamakan EFS (Electronic Filing System). Dengan menggunakan peralatan yang berbasis komputer ini dapat menghemat suatu ruangan dalam menyimpan arsip dan juga praktis sehingga arsip tidak akan mudah hilang atau terlihat berantakan.

Daftar Pustaka

Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa CV

Dg Silabi, Nawawi. 2010.”Penerapan Sistem Kearsipan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat” dalam Eksis. Agustus, Vol 6, No 2, hlm 3

Mahmud, Melizubaidah. TT. Pentingnya Manajemen Sistem Kearsipan. Gorontalo

Sutisna, Ma’mun.2011.Pengarsipan Sistem Elektronik ImageWare Scan Manager).Bandung: Politeknik Negeri Bandung.

Utomo, Djoko. 2009. “Arsip sebagai Simpul Pemersaru bangsa” dalam Kearsipan.Agustus, Vol 7/ANRI/12/2012, hlm 3

Wikipedia. 2014. “Organisasi”. Desember. http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi

Halo dunia!

Ini adalah pos pertama Anda. Klik tautan Sunting untuk mengubah atau menghapusnya, atau mulai pos baru. Jika Anda menyukai, gunakan pos ini untuk menjelaskan kepada pembaca mengapa Anda memulai blog ini dan apa rencana Anda dengan blog ini.

Selamat blogging!